Dù các công ty mới thường bắt đầu với G Suite của Google, họ cần chuyển sang Office 365 khi doanh nghiệp và số nhân viên tăng lên. Nhưng chuyển đổi từ G Suite sang Office 365 không giống các kịch bản di trú khác, mà cần lên kế hoạch và tổ chức kỹ lưỡng, nhất là khi bạn muốn làm thủ công.
Tìm hiểu về IMAP Migration sang Office 365
Trước khi bắt đầu, điều quan trọng là hiểu các yêu cầu khi chuyển G Suite sang Office 365. Có một số điểm cần cân nhắc trước khi chuẩn bị di trú, như:
- Loại hộp thư bạn muốn chuyển
- Bạn có thể chuyển bao nhiêu email
- Cách tiếp cận phù hợp nhất để chuyển G Suite sang Office 365
Bạn có thể tìm hiểu chi tiết về việc lập kế hoạch trước khi di trú qua hướng dẫn của Microsoft. Tài liệu giúp bạn hiểu tác động của việc di trú đến người dùng, họ cần đào tạo gì để dùng Office 365, v.v.
Các bước chuyển dữ liệu từ Google sang Office 365
- Mật khẩu và xác minh 2 bước
- Xác minh tên miền
- Thêm người dùng vào Office 365 để di trú
- Tạo danh sách hộp thư cần di trú
- Kết nối Office 365 với Gmail
- Tạo migration batch
- Cập nhật máy chủ tên miền (DNS)
- Dừng đồng bộ
- Nhập danh bạ và lịch Google
Đây là các bước chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết để nắm được quy trình chuyển từ Google sang Office 365.
1. Mật khẩu và xác minh 2 bước
Nghe có vẻ lạ, nhưng Google coi Outlook là ứng dụng kém an toàn, vì vậy cần xác minh 2 bước và mật khẩu để kết nối người dùng G Suite với Office 365. Do đó, bạn cần bật xác minh 2 bước trong tài khoản G Suite để thiết lập kết nối an toàn với Office 365.
2. Xác minh tên miền
Sau khi bật mật khẩu và xác minh 2 bước, bạn có thể bắt đầu chuyển email từ tài khoản Gmail.
Lưu ý: Chuyển Gmail chỉ giúp bạn chuyển email và tin nhắn, không chuyển lịch (Calendar) hay danh bạ (Contacts).
Nhưng trước khi bắt đầu chuyển email, bạn cần xác minh rằng tên miền của tổ chức đang kết nối với G Suite thuộc về bạn. Để xác minh tên miền, bạn cần cung cấp bản ghi TXT (lấy từ nhà cung cấp dịch vụ tên miền của công ty) khi thiết lập tài khoản Office 365. Bạn có thể xem toàn bộ quy trình thêm tên miền vào Office 365 tại đây.
Tùy nhà cung cấp DNS, bản ghi TXT có thể được khai báo theo nhiều cách. Ví dụ, nếu bạn dùng Google làm nhà cung cấp DNS, hãy xem hướng dẫn tại đây.
3. Thêm người dùng vào Office 365 để di trú
Bạn có thể thêm người dùng hàng loạt hoặc từng người tùy theo sự thuận tiện. Tuy nhiên, với mỗi người dùng, bạn cần gán giấy phép Office 365 đã mua. Để người dùng tự chuyển hộp thư của mình dễ dàng hơn, bạn có thể cần cấp cho họ giấy phép có gói Exchange Online.
Sau khi thêm người dùng vào Office 365, bạn cần dừng Setup Wizard trước khi đến bước ‘Set up Domain’. Phần còn lại của quá trình thiết lập sẽ được hoàn tất sau khi chuyển xong hộp thư Gmail.
4. Tạo danh sách hộp thư cần di trú
Sau khi dừng setup wizard, bạn có thể bắt đầu chuyển hộp thư Gmail sang Office 365. Để làm vậy, bạn cần lập danh sách tất cả hộp thư muốn chuyển sang Office 365. Danh sách cần ở định dạng tệp CSV, có thể tạo bằng MS Excel.
Ngoài ra, hãy đặt lại mật khẩu mọi tài khoản thành mật khẩu tạm thời để đưa vào tệp di trú. Bạn có thể chuyển toàn bộ danh sách một lần (tối đa 50.000 hộp thư trong một tệp). Kích thước tệp tối đa 10 MB, nếu lớn hơn bạn sẽ không nhập được.
Làm theo các bước dưới đây để tạo danh sách hộp thư:
- Trước hết, đăng nhập tài khoản G Suite Admin
- Vào Admin Console của G Suite và chọn Users
- Giữ nguyên G Suite Console, đăng nhập Office 365 admin center và vào Users>>Active Users
- Mở MS Excel trên máy, đồng thời giữ mở cả G Suite console và Office 365 console
- Trong MS Excel, đặt nhãn ô A1 là ‘Email Address for Office 365 mailboxes,’ B1 là ‘User name for Gmail mailboxes,’ và C1 là ‘Password for Gmail mailbox app password to reset the temporary password.’
- Trong G Suite admin console, chọn từng người dùng muốn chuyển. Sau đó sao chép địa chỉ email, tên người dùng và mật khẩu của họ vào Excel.
- Lưu tệp ở định dạng CSV.
5. Kết nối Office 365 với Gmail
Khi đã có danh sách tất cả hộp thư muốn chuyển sang Office 365, bạn có thể kết nối Gmail với Office 365 để di trú.
Lưu ý: Cần có Exchange Admin Center để kết nối Office 365 với Gmail.
- Mở Exchange Admin Center và nhấp Recipients
- Chọn Migration và nhấp More>>Migration endpoints
- Nhấp ‘New +’ để thêm migration endpoint mới
- Trong mục ‘Select the migration endpoint type’, chọn IMAP
- Trang ‘IMAP migration configuration’ sẽ hiện ra; nhập ‘imap.gmail.com’ làm IMAP server, giữ nguyên các thiết lập còn lại và nhấp Next
- Nhập ‘Migration endpoint name’ trong mục ‘Enter general information’, để trống các ô khác rồi nhấp New
Office 365 sẽ được kết nối với các hộp thư Gmail. Giờ bạn có thể chuyển hộp thư.
6. Tạo migration batch
Để chuyển một loạt hộp thư Gmail sang Office 365, bạn cần tạo migration batch. Làm theo các bước dưới đây:
- Vào Office 365 Admin Center, chọn ‘Admin Centres’ rồi nhấp Exchange.
- Chọn Recipients và nhấp Migration>>New+>>Migrate to Exchange Online.
- Chọn IMAP Migration trong các tùy chọn và nhấp ‘Next.’
- Tại trang ‘Select the users’, nhấp Browse và chọn tệp Excel đã tạo trước đó. Office 365 sẽ quét tệp để kiểm tra lỗi.
- Sau khi tệp được kiểm tra, xem lại thông tin Office 365 hiển thị có chính xác không, rồi nhấp Next.
- Tại trang ‘Set the migration endpoint’, chọn ‘Migration Endpoint’ bạn đã tạo, rồi nhấp Next.
- Chấp nhận các giá trị mặc định ở trang ‘IMAP migration configuration’ và nhấp ‘Next.’
- Nhập tên migration batch ở trang ‘Move configuration’, thêm tên các thư mục không muốn chuyển, rồi nhấp ‘Next.’
- Tại trang ‘Start the batch’, nhấp ‘Browse’ để gửi báo cáo di trú cho người dùng khác.
- Nhấp ‘Automatically start the batch’ rồi nhấp ‘new’ để bắt đầu di trú.
- Bạn có thể xem báo cáo di trú trong Exchange admin center tại ‘Recipients>>Migration,’ và kiểm tra trạng thái của batch trên migration dashboard là ‘Synced’.
- Nếu có lỗi trong quá trình di trú, thông tin sẽ có trong báo cáo trạng thái của hộp thư tương ứng.
Giờ người dùng có thể đăng nhập Office 365 bằng tên người dùng và mật khẩu, rồi gửi một email thử cho quản trị viên để bảo đảm hộp thư có đúng thông tin.
7. Cập nhật máy chủ tên miền (DNS)
Sau khi kiểm tra việc di trú, bạn cần sửa bản ghi MX để trỏ đến Office 365 thay vì Gmail. Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết để thực hiện. Tiếp theo, thiết lập tên miền với Office 365:
- Vào Office 365 và nhấp Setup>>Domains
- Chọn tên miền cần thiết lập và nhấp ‘Fix issues’
- Nếu có vấn đề, hãy làm theo hướng dẫn ‘what do I fix’.
8. Dừng đồng bộ
Office 365 cần tới 72 giờ để nhận bản ghi MX đã thay đổi. Trong thời gian đó, bạn có thể bảo đảm mọi người dùng đều đã liên lạc hoàn toàn trong Office 365. Khi migration batch bị xóa, người dùng sẽ không còn truy cập được hộp thư Gmail.
Sau khi xác nhận email đã được chuyển đến hộp thư Office 365, bạn có thể xóa migration batch rồi dừng đồng bộ. Việc này cũng thực hiện được trong Exchange admin centre >> Recipients >> Migration.
9. Chuyển danh bạ và lịch Google
Sau khi chuyển email, chắc chắn bạn không muốn bỏ lại danh bạ và lịch. Nhưng để làm vậy, bạn phải cài Outlook bản desktop. Ngoài ra, người dùng chỉ có thể tự nhập danh bạ và lịch vào tài khoản của chính mình.
Cách tốt nhất để nhập danh bạ vào Outlook là tạo tệp CSV chứa thông tin liên hệ rồi nhập vào Outlook bằng tùy chọn Import/Export. Bạn có thể xem hướng dẫn từng bước để thực hiện.
Tương tự, để nhập lịch vào Outlook, bạn có thể tham khảo tài liệu này của Microsoft.
Tóm lại
Chuyển từ Google sang Office 365 là công việc phức tạp và vất vả, đòi hỏi hiểu biết đầy đủ về IMAP migration và môi trường Office 365. Vì vậy, chỉ nên do chuyên gia CNTT và quản trị viên thực hiện. Trong hướng dẫn này, chúng ta đã tìm hiểu cách chuyển tài khoản Google sang Office 365 theo cách thủ công. Tuy nhiên, vẫn nên nhờ sự hướng dẫn và hỗ trợ của các chuyên gia di trú như Server Consultancy, đơn vị thực hiện chuyển đổi IMAP sang Office 365 ở quy mô lớn.
