Những lý do thuyết phục để chuyển từ File Server sang SharePoint
Từ lâu, các tổ chức đã dùng file server để lưu trữ tệp, tài liệu, tệp đa phương tiện và nhiều thứ khác. Sự dễ dùng và đơn giản khiến file server hấp dẫn cả với những tổ chức rất lớn. Ngay cả khi đã có các công cụ chia sẻ tệp và cộng tác tiên tiến hơn, file server vẫn được người dùng và tổ chức ưa chuộng. Nhưng thách thức kinh doanh ngày càng lớn và các yêu cầu mới buộc họ tìm kiếm nền tảng có tính năng và lựa chọn nâng cao hơn.
Tuy nhiên, luôn nên tìm hiểu các lựa chọn hiện có và tiện ích của chúng trước khi chuyển hẳn sang môi trường mới. Để giúp người dùng, chúng ta sẽ tìm hiểu một nền tảng tương đối mới là SharePoint, có cả phiên bản tại chỗ (on-premises) và trực tuyến.
SharePoint – Thay thế cho File Server?
Dù SharePoint đang dần khẳng định là hướng nâng cấp được ưa chuộng nhất từ file server, hai nền tảng này hoàn toàn khác nhau. Không hẳn đúng khi coi SharePoint là thứ thay thế file server, vì đây là một nền tảng hoàn toàn mới, đáp ứng nhu cầu chia sẻ và cộng tác của mọi loại hình doanh nghiệp.
File Server và SharePoint
Chúng ta sẽ so sánh file server và SharePoint để bạn hiểu rõ cả hai nền tảng, từ đó đưa ra quyết định tốt hơn về việc chuyển từ file server sang SharePoint.
- Truy cập từ mọi nơi
Với các lựa chọn triển khai hybrid và đám mây, SharePoint cho phép người dùng truy cập dữ liệu từ bất cứ đâu. SharePoint và các ứng dụng đi kèm cũng hỗ trợ thiết bị di động, giúp tăng khả năng truy cập. Nhờ vậy, người dùng SharePoint có thể làm việc cả khi đang di chuyển. Đây là yêu cầu thiết yếu để cộng tác hiệu quả, đặc biệt với các công ty đa quốc gia có văn phòng khắp thế giới. Khả năng truy cập từ mọi nơi đã trở thành nhu cầu bắt buộc với hầu hết tổ chức sau đại dịch Covid-19, khi toàn bộ nhân sự chuyển sang làm việc tại nhà. Vì vậy, SharePoint chắc chắn là nền tảng thế hệ mới đáp ứng yêu cầu của môi trường làm việc hiện đại. - Truy cập tập trung
SharePoint loại bỏ một điều phiền toái nhất của môi trường file server – nhiều bản sao của cùng một tài liệu ở nhiều nơi. SharePoint lưu tài liệu ở một vị trí duy nhất và cho mọi người truy cập từ đó. SharePoint cho phép tạo, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu mà không gây nhầm lẫn giữa nhiều bản sao. Đơn giản là mọi người dùng truy cập cùng một tài liệu từ nhiều nơi khác nhau. - Quản lý phiên bản
SharePoint lưu lại các phiên bản cũ của tài liệu sau khi chỉnh sửa, còn phiên bản mới nhất luôn sẵn sàng cho mọi người. Vì vậy, có thể khôi phục phiên bản cũ khi cần, và mọi thay đổi đều dễ dàng hoàn tác. Quản lý phiên bản không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn giúp khôi phục tài liệu về phiên bản trước hoặc bản chưa chỉnh sửa. - Check in/Check out
Tính năng Check in/Check out của SharePoint điều phối lượt chỉnh sửa tài liệu để không bị lộn xộn khi nhiều người cùng sửa một tài liệu. Nó bảo đảm mỗi lúc chỉ một người sửa tài liệu. Khi người dùng lần lượt chỉnh sửa, công việc của người khác không bị mất và ai cũng nhận được phiên bản mới nhất cùng mọi thay đổi của người khác. - OneDrive
SharePoint có site, site collection, Group và nhiều thành phần khác. Nhưng chỉ có một thành phần mang lại trải nghiệm giống file server – OneDrive. Nó tương đương file server nhưng có tính năng cộng tác và chia sẻ nâng cao. Điểm giống là nó chứa tệp và thư mục như file server. Dù không được khuyến nghị, bạn vẫn có thể tạo thư mục và thư mục con tại đây như trên file server. Bạn cũng có thể tải lên hoặc tải xuống trực tiếp tệp/thư mục giữa file server và SharePoint. OneDrive có thể đồng bộ với máy cục bộ để chuyển tệp liền mạch, không gián đoạn giữa file server và OneDrive. - Metadata
File server chỉ có ít lựa chọn metadata, như Date modified, Type, Size, v.v. Trong SharePoint, ta có thể thêm metadata theo nhu cầu, kể cả metadata tùy chỉnh. Vì vậy, sắp xếp và tổ chức dữ liệu trong SharePoint dễ hơn. - Tìm kiếm mạnh mẽ
Tính năng tìm kiếm trong SharePoint mạnh hơn trong Windows. Trong Windows, có thể mất hàng giờ để tìm một tệp cụ thể. Còn trong SharePoint, bạn chỉ cần vài giây. - Tính năng tuân thủ
Dữ liệu trong SharePoint an toàn hơn trong file server. Ở file server, phần lớn dữ liệu do người dùng kiểm soát. Còn trong SharePoint, quyền kiểm soát có thể đặt ở cấp cao hơn như Document Library, và quyền truy cập được điều chỉnh theo yêu cầu công việc. Vì vậy, đáp ứng các quy định pháp lý và quy định nội bộ trong SharePoint dễ hơn. - Tích hợp tốt hơn với sản phẩm Microsoft
SharePoint tích hợp tốt hơn với các sản phẩm và dịch vụ khác của Microsoft, như Office 365, OneDrive, MS Office, Teams, Yammer, v.v. SharePoint còn có phiên bản đám mây là SharePoint Online, dùng độc lập hoặc nằm trong Office 365. Bạn có thể chọn triển khai SharePoint tại chỗ, thuê bao đám mây hoặc hybrid tùy nhu cầu. Còn với file server, lựa chọn của bạn bị hạn chế.
File Server hay SharePoint – Lựa chọn nào phù hợp với bạn?
Đúng là nhiều tổ chức đang chuyển sang SharePoint và điều này đã thành xu hướng. Nhưng không có nghĩa bạn cũng phải làm vậy. SharePoint là nền tảng thế hệ mới cho cộng tác và quản lý nội dung. Chỉ khi tổ chức của bạn được lợi từ các tính năng này thì mới nên cân nhắc SharePoint.
Tuy nhiên, khi làm việc từ xa và làm việc tại nhà ngày càng phổ biến, nhiều khả năng tổ chức của bạn sẽ khai thác được tối đa tiềm năng nếu mạnh dạn chuyển sang SharePoint.
Một trở ngại lớn khi chuyển sang SharePoint là thiếu hiểu biết về các công cụ di chuyển dữ liệu từ file server sang SharePoint đáp ứng gần như mọi yêu cầu. Kernel Migrator for SharePoint là một công cụ di chuyển SharePoint nổi bật cho việc này. Nó chuyển dữ liệu file server sang SharePoint qua các bước rất đơn giản, vượt qua mọi trở ngại của quá trình di chuyển. Công cụ hỗ trợ di chuyển trực tiếp từ file server và máy chủ từ xa sang mọi phiên bản SharePoint Server và SharePoint Online. Các tính năng như phân tích trước khi di chuyển, lọc dữ liệu, di chuyển metadata, bảng báo cáo, v.v. giúp bạn di chuyển đúng dữ liệu cần thiết theo cách thuận tiện nhất. Di chuyển từ file server sang SharePoint bằng Kernel Migrator for SharePoint cũng rất dễ dàng.
